Privacyverklaring

Versie 1.7 · 20 oktober 2026 · geldt voor de website bouwos.nl, de webapp op app.bouwos.nl, de Android-app en de pagina's die klanten, leveranciers en onderaannemers via een link openen.

BouwOS is het bedrijfsplatform voor de aannemer: van aanvraag tot factuur, ook op de bouwplaats. Daarbij verwerken we persoonsgegevens. Deze verklaring zegt welke, waarom, hoe lang, met wie, en wat je kunt doen als je er iets over wilt weten of veranderen. Geschreven in gewone taal.

1. Wie is verantwoordelijk

BouwOS wordt aangeboden door Vogelaar Bouw & Renovatie, Dorpsstraat 127, 3284 AE Zuid-Beijerland, KvK 95438378. In deze verklaring: "wij". Bereikbaar via info@vogelaarbouwenrenovatie.nl.

Er zijn twee rollen, en het verschil bepaalt bij wie je moet zijn:

Het aannemersbedrijf dat BouwOS gebruikt is verantwoordelijk voor alles wat het in BouwOS zet over zijn klanten, leveranciers, onderaannemers en medewerkers. Wij verwerken die gegevens in opdracht van dat bedrijf. In de AVG heet dat: het bedrijf is verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker. Dat geldt ook voor het logboek van handelingen in het bedrijf (wie wat wanneer deed): dat is het bewijs van het bedrijf. Vragen over die gegevens stel je aan het bedrijf; wij helpen het bedrijf om je te antwoorden.
Wij zijn zelf verantwoordelijk voor de accounts van gebruikers, de beveiliging van het platform, de technische logboeken en de ondersteuning op afstand (zie 8). Vragen daarover stel je aan ons.

2. Voor wie deze verklaring geldt

Gebruikers: eigenaren en medewerkers van een aannemersbedrijf die inloggen in BouwOS, op de computer of in de Android-app.
Klanten, leveranciers en onderaannemers van zo'n bedrijf. Hun gegevens staan in BouwOS omdat het bedrijf ermee werkt. Soms openen zij zelf een pagina via een link: een offerte om akkoord te geven, een planning om te bevestigen, een oplevering om te tekenen, een meerwerkbon of een prijslijst.
Bezoekers van deze pagina en van de downloadpagina van de Android-app.
Bezoekers van de website bouwos.nl, en aannemers die daar een klus opsturen om BouwOS te proberen.

3. Welke gegevens, en waarvoor

Gegevens	Waarvoor	Grondslag
Account: naam, e-mailadres, rol, wachtwoord (versleuteld opgeslagen, niet terug te lezen) en wanneer je inlogt. Vult iemand bij "wachtwoord vergeten" jouw e-mailadres in, dan ook het IP-adres waar dat verzoek vandaan kwam; dat komt ook in het logboek van handelingen van het bedrijf.	Inloggen, bepalen wat je mag, misbruik herkennen.	Uitvoering van de overeenkomst met het bedrijf; ons gerechtvaardigd belang bij een veilig platform.
Werkgegevens van het bedrijf: klanten en hun contactpersonen, leveranciers en onderaannemers (naam, adres, telefoon, e-mail, bij bedrijven ook KvK- en btw-nummer); medewerkers en anderen die worden ingepland (naam, telefoon, e-mail, gewerkte uren en afwezigheid zoals vakantie, ziek of vrij, zonder verdere uitleg); en aanvragen, opnames, calculaties, offertes, planning, inkoop, meerwerk, opleveringen, facturen en betalingen.	Het werk van de aannemer: offreren, plannen, bouwen, factureren.	In opdracht van het bedrijf.
Foto's: van de bouwplaats, van bonnen, tekeningen en van de opname bij de klant, en de stilstaande beelden die BouwOS uit een gefilmde rondgang haalt. De video zelf bewaren wij niet.	Het projectdossier en de werkvoorbereiding; een deel gaat naar de AI (zie 4).	In opdracht van het bedrijf.
Spraak- en video-opnamen: wat je inspreekt met de opnameknop of filmt bij een rondgang.	Worden uitgeschreven tot tekst. De opname zelf bewaren wij niet.	In opdracht van het bedrijf.
Documenten: pdf's, prijslijsten, offertes van leveranciers, briefpapier, de pdf's en foto's die als bijlage met een e-mail zijn binnengekomen (zie E-mail), en de bestanden die je aan een bericht in de assistent hangt (zie De assistent).	Het dossier en de documenten die het bedrijf verstuurt.	In opdracht van het bedrijf.
E-mail, alleen als het bedrijf zijn mailbox aan BouwOS koppelt (via IMAP/SMTP, met het wachtwoord of app-wachtwoord van die mailbox): dat mailwachtwoord (versleuteld opgeslagen) en de berichten die BouwOS namens het bedrijf verstuurt, zoals een offerte (ontvanger, onderwerp en tekst). Zet het bedrijf ook het postvak aan, dan daarnaast de tekst, het onderwerp en de adressen van de berichten in die mailbox, uit alle mappen behalve prullenbak, spam en concepten. Dat is dus ook de mail die het bedrijf zelf verstuurde (Verzonden), en we onthouden in welke map een bericht stond. Een map die BouwOS voor het eerst ziet, leest het tot 30 dagen terug. Bijlagen van opgehaalde mail: een pdf of foto in de bijlage bewaren wij als bestand bij de mail, net als een foto die in de mail zelf is geplakt. Dat doen we bij elke binnengekomen mail, ook als die nergens bij hoort, bijvoorbeeld een sollicitatie met een cv, en ook bij verzonden mail. De tekst van een tekstbestand in de bijlage (.txt of .csv) zetten wij onder de tekst van de mail. Andere bijlagen, zoals Word- of Excel-bestanden, bewaren wij niet; alleen hun naam komt in de mailtekst. Maakt het bedrijf van een mail een aanvraag, dan komt de tekst uit de pdf-bijlagen in de omschrijving van die aanvraag.	Mail lezen en versturen namens het bedrijf, mail bij het juiste project of de juiste aanvraag zetten, zo nodig met hulp van de AI (zie 4), en een bijlage zoals een bestek of tekening bij het werk kunnen openen.	In opdracht van het bedrijf.
De assistent, alleen als het bedrijf hem aan heeft: wat je in het assistentvenster typt of inspreekt, de bestanden die je aan een bericht hangt (pdf, foto, prijslijst), de pagina die je open hebt, de zoekvragen en webpagina's die de assistent voor je opent, de bestanden die hij voor je maakt, en wat de assistent daarop antwoordt en in BouwOS doet.	Doen wat je de assistent vraagt (iets opzoeken, online zoeken, rekenen en een bestand zoals een Excel-lijst maken, mail zoeken en lezen, een pagina openen, inplannen, verschuiven, een project, uren of materiaal vastleggen, een bestand bij een project of aanvraag zetten, een prijslijst inlezen of een prijs daarin bijwerken, van bestanden een klus met een conceptcalculatie maken, marge en verkoopprijs zetten, een calculatie goedkeuren en er een conceptofferte van maken, een akkoord van een klant vastleggen dat jij doorgeeft), met jouw rechten.	In opdracht van het bedrijf.
Akkoorden via een link: naam, e-mailadres, opmerking, tijdstip, IP-adres en browsergegevens van wie een offerte accepteert, een planning bevestigt, een oplevering tekent of meerwerk goedkeurt. Het IP-adres komt ook in het logboek van handelingen van het bedrijf.	Bewijs voor het bedrijf dat en door wie het akkoord is gegeven. IP-adres en browser zijn wat datum en plaats zijn bij een handtekening.	In opdracht van het bedrijf. Voor het bedrijf: de overeenkomst met jou en zijn gerechtvaardigd belang om het akkoord te kunnen bewijzen.
Logboek van handelingen: wie wat wanneer deed in BouwOS en, als die is opgegeven, met welke reden. Dit logboek kan alleen aangroeien, niet veranderen.	Verantwoording bij geschillen en de administratie van het bedrijf.	In opdracht van het bedrijf. Bij regels over accounts, wachtwoordherstel en ondersteuning op afstand ook ons gerechtvaardigd belang bij een veilig platform.
Een klus via de website ("Probeer met je eigen klus" op bouwos.nl): je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, je telefoonnummer als je dat invult, de omschrijving van de klus en de foto's of pdf's die je meestuurt. Wij zetten dit als aanvraag in ons eigen BouwOS-bedrijf.	De klus met BouwOS doorrekenen, ook met de AI (zie 4), en contact met je opnemen om de uitkomst te bespreken.	Op jouw verzoek, vóór een eventuele overeenkomst; daarna ons gerechtvaardigd belang om je over BouwOS te benaderen.
Technische logboeken: meldingen over fouten en beveiliging, met je e-mailadres (als je bent ingelogd), het bedrijf en een nummer per verzoek waarmee wij de regels van één storing bij elkaar terugvinden. Bij een mislukte inlogpoging ook het IP-adres waar die vandaan kwam.	Storingen opsporen en oplossen; inbraakpogingen herkennen.	Ons gerechtvaardigd belang (werking en beveiliging).

Bezoek je alleen deze pagina, de downloadpagina of een linkpagina zonder iets in te vullen? Dan gebruiken we je IP-adres alleen om te tellen hoe vaak er vanaf één adres wordt opgevraagd, zodat niemand de openbare pagina's kan overspoelen. Die teller staat in het geheugen van de server en is na een minuut weg. Zoals bij elk bezoek houdt de server bij welke pagina wanneer werd opgevraagd; je IP-adres wordt daarbij afgeschermd. Deze pagina's zetten geen cookies.

De website bouwos.nl zet geen cookies en gebruikt geen trackers of analysediensten. Zoals bij elke website verwerkt de hostingdienst (Microsoft Azure) je IP-adres om de pagina naar je toe te sturen. Het formulier "Probeer met je eigen klus" stuurt wat je invult rechtstreeks naar BouwOS. Tegen misbruik tellen we daarbij per IP-adres hoe vaak er een klus wordt opgestuurd; die teller is na een dag weg.

Wat we niet verwerken: de locatie van je telefoon (de app vraagt er geen toegang toe), de contacten op je telefoon, een advertentie-id en gebruiksstatistieken van derden. BouwOS bevat geen trackers en geen advertenties. Let op: een foto die je uploadt kan in zijn bestandsgegevens zelf de plaats bevatten waar hij is gemaakt. Wij bewaren zo'n foto zoals hij is aangeleverd, lezen die plaats niet uit en gebruiken hem nergens voor. Wil je dat niet, zet dan de locatie uit in je camera-app. Een grote foto die je aan een bericht in de assistent hangt, wordt verkleind; daarbij vallen die bestandsgegevens weg.

4. Wat de AI te zien krijgt

BouwOS gebruikt taalmodellen van OpenAI om voorwerk te doen: een gesproken intake uitwerken, een calculatie opzetten, een werkplan maken, prijzen voorstellen, een inkoopfactuur uitlezen, een gesproken dagboek uitschrijven, prijzen van materialen op internet opzoeken en, alleen als het bedrijf zijn mailbox heeft gekoppeld, binnengekomen e-mail bij het juiste project of de juiste aanvraag zetten. Daarvoor sturen wij naar OpenAI:

de tekst van de taak, bijvoorbeeld de aanvraag, de omschrijving van het werk, artikelen en bedragen uit een calculatie, of de tekst van een inkoopfactuur die je laat uitlezen. Is de aanvraag van een e-mail gemaakt, dan staat in de omschrijving ook de tekst uit de pdf-bijlagen van die mail. Die tekst gaat mee met elke stap die de aanvraag leest, zoals het werkplan, en de nacontrole van de calculatie (die gaat via Anthropic, zie hieronder). Maakt de assistent een klus van bestanden die je hem gaf, dan gaat ook de tekst uit die pdf's en tabellen naar OpenAI, om de klus uit te werken en het stappenplan hoog-over te maken. Die bestanden komen bij de aanvraag te staan en gaan daarna mee zoals elk ander document bij een aanvraag;
bij het opstellen van het werkplan: de foto's van de opname en die bij de aanvraag zijn gezet, ook de beelden uit een gefilmde rondgang, verkleind en zonder de cameragegevens in het bestand (zoals de plek waar de foto is gemaakt), en de tekst uit pdf-documenten bij de opname of de aanvraag, zoals een tekening of bestek;
bij een gekoppelde mailbox met het postvak aan: van een nieuwe e-mail die BouwOS niet zelf bij een project of klant kan plaatsen het adres en de naam van de afzender, het onderwerp en het begin van de tekst (hoogstens 3000 tekens), samen met de namen van de lopende projecten en openstaande aanvragen en de klanten daarbij, zodat het model kan voorstellen waar de mail bij hoort. In dat begin kan ook de tekst van een tekstbestand in de bijlage (.txt of .csv) staan, en de naam van een bijlage die wij niet bewaren. Een pdf of foto in de bijlage gaat hierbij niet mee. Een medewerker kan het voorstel verplaatsen. Verzonden mail, nieuwsbrieven, automatische mail (zoals no-reply en afwezigheidsmeldingen) en mail van leveranciers gaan hier nooit naartoe: die herkent BouwOS zelf, zonder AI, aan de map, de afzender en de kopregels van de mail;
bij een gekoppelde mailbox met het postvak aan: bij het werkplan, de calculatie en de controle op volledigheid de volledige tekst van de binnengekomen mails die bij de aanvraag of het project horen. Daarin kan ook de tekst van een tekstbestand in de bijlage (.txt of .csv) staan;
voor het uitschrijven: de spraakopname, of bij een gefilmde rondgang de hele video (beeld en geluid). Daarvan komt alleen de uitgeschreven tekst terug.

Daarnaast sturen wij omschrijvingen van materialen en calculatieregels, regels uit prijslijsten van leveranciers en zoektermen naar OpenAI om er op betekenis mee te kunnen zoeken. Dat zijn productomschrijvingen en bedragen, normaal gesproken zonder persoonsgegevens.

Nooit: inloggegevens, wachtwoorden, of gegevens van een ander bedrijf dan het bedrijf waarvoor de taak wordt gedaan.

Prijzen zoeken op internet

Voor een materiaal dat niet in de eigen prijslijst of de prijzen van BouwOS staat, zoekt BouwOS de prijs op internet. Daarvoor sturen wij de zoekterm van het materiaal (bijvoorbeeld "PIR isolatie 140 mm") naar Serper, een zoekdienst die resultaten van Google teruggeeft. Er gaan geen namen, adressen of andere gegevens van klanten mee. BouwOS opent daarna zelf openbare productpagina's van webwinkels. De zoekresultaten en de regels van de calculatie (zonder klantgegevens) gaan naar OpenAI, dat een prijs inschat.

De nacontrole van een calculatie

Na het opzetten van een calculatie loopt een taalmodel van Anthropic (Claude) hem na, onzichtbaar op de achtergrond. Daarvoor sturen wij naar Anthropic de calculatie, de aanvraag en de opname, en de mails die bij de klus horen. Staat de uitgebreide nacontrole aan, dan kan hij daarnaast in het eigen bedrijf lezen wat een medewerker met de assistent ook kan opzoeken: klanten met hun contactgegevens, eerdere offertes en projecten (met uren, materiaal, financiën, meerwerk en facturen), inkoop, de planning (wie ingepland is en dát iemand afwezig is, nooit de reden), de prijslijsten, de mailbox en documenten en foto's bij een klus. Hij leest alleen binnen het bedrijf zelf. De nacontrole past alleen de conceptcalculatie aan (hoeveelheden, uren en kostprijzen), nooit de marge, de verkoopprijs, de status of een offerte, en verstuurt niets.

De assistent

Heeft het bedrijf de assistent aan, dan gebruikt BouwOS daarvoor taalmodellen van Anthropic (Claude). Daarvoor sturen wij naar Anthropic:

wat je typt, en wat je inspreekt nadat het tot tekst is uitgeschreven (dat uitschrijven gaat via OpenAI, net als bij de opnameknop);
je naam of e-mailadres, je rol, de bedrijfsnaam, de datum en de pagina die je open hebt;
de bestanden die je aan een bericht hangt. Foto's en pdf's tot 20 pagina's gaan in zijn geheel naar Anthropic. Van grotere pdf's, Excel-, csv- en tekstbestanden gaat alleen het deel dat de assistent leest;
wat de assistent met jouw rechten voor je opzoekt: klanten en hun contactpersonen met naam, adres, telefoon en e-mail; aanvragen, calculaties, offertes en bedragen; projecten met hun dossier (werkzaamheden, geboekte uren en materiaal met de naam van wie boekte, financiën, meerwerk, facturen, de namen van documenten en de tijdlijn); de planning met het adres van het werk, de namen van de ingeplande mensen en wanneer iemand afwezig is (alleen dát iemand afwezig is, nooit de reden, zoals ziekte of vakantie); en artikelen uit de prijslijst en de prijslijsten van leveranciers, met hun prijzen;
de inhoud van een document of foto bij een project, een aanvraag of een mail, als de assistent die voor je opent; alleen wat jij zelf ook mag openen;
alleen bij een gekoppelde mailbox met het postvak aan: de tekst van de mails die bij een project horen, als de assistent het dossier van dat project leest; en als je de assistent vraagt mail te zoeken of te lezen: van de mails die hij vindt de afzender, de ontvangers, het onderwerp, de datum, een stukje van de tekst en het aantal bijlagen, ook van mail die nergens bij hoort en van mail die het bedrijf zelf verstuurde, en van een mail die hij leest de hele tekst en de namen van de bijlagen.
Online zoeken, als het bedrijf het aan heeft: de zoekvragen die de assistent bedenkt, gaan via Anthropic naar een zoekdienst die Anthropic inschakelt. Een zoekvraag kan namen van klanten, leveranciers en producten bevatten. Pagina's die de assistent opent, haalt Anthropic op.
Rekenen en bestanden maken, als het bedrijf het aan heeft: de assistent rekent en maakt bestanden, zoals een Excel-lijst, in een eigen rekenomgeving bij Anthropic. Die heeft geen internet en geen eigen toegang tot BouwOS; erin komt alleen wat de assistent met jouw rechten uit BouwOS opvraagt, een bestand dat hij daar opent, en wat hij maakt. De rekenomgeving vervalt bij Anthropic na hoogstens 30 dagen. Een bestand dat de assistent maakt, haalt BouwOS meteen op en bewaart het bij het gesprek. Bij Anthropic laat BouwOS het verwijderen zodra het gesprek sluit, en anders binnen twee dagen.

De assistent verstuurt niets naar klanten, leveranciers of onderaannemers; een offerte, factuur, mail of uitnodiging verstuurt altijd een mens met een klik. Vraag je hem een calculatie af te maken, dan zet hij met jouw rechten de marge en de verkoopprijs, keurt hij de calculatie goed en maakt hij er een conceptofferte van; versturen blijft jouw klik.

Afspraken met OpenAI. OpenAI gebruikt wat wij sturen niet om modellen te trainen, bewaart het hoogstens 30 dagen om misbruik te kunnen herkennen, en verwerkt het als verwerker in onze opdracht. OpenAI is een Amerikaans bedrijf; de gegevens kunnen buiten de Europese Unie worden verwerkt. De overdracht is geregeld met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Afspraken met Anthropic. Ons contract is met Anthropic Ireland, Limited, de partij van Anthropic voor klanten in de Europese Economische Ruimte, onder Iers recht. De verwerkersovereenkomst hoort bij de zakelijke voorwaarden van Anthropic: het bedrijf is verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker en Anthropic is subverwerker in onze opdracht. Anthropic gebruikt wat wij sturen en wat het model antwoordt niet om modellen te trainen, en wist beide automatisch binnen 30 dagen. Daarop zijn twee uitzonderingen: markeren de veiligheidssystemen van Anthropic iets als een schending van de gebruiksregels van Anthropic, dan kan Anthropic het tot 2 jaar bewaren (en de beoordelingsscores daarvan tot 7 jaar); en langer als de wet dat eist. De gegevens kunnen buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Die doorgifte is in de verwerkersovereenkomst geregeld met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Welke subverwerkers Anthropic zelf inschakelt, staat op anthropic.com/subprocessors. Een bestand dat de assistent voor je maakt, wist Anthropic niet vanzelf; dat laten wij verwijderen (zie De assistent hierboven).

Bij ons. De tekst die naar het model ging en wat eruit kwam, ook het verslag van de automatische nacontrole van een calculatie, wissen wij automatisch zodra die 90 dagen oud is. Wat ervan in je dossier is beland (de klant, de calculatie, het dagboekverslag) blijft gewoon staan, want dat is het werk zelf. Eén ding bewaren we langer: als een medewerker een voorstel van de AI aanpast, onthouden we wat de AI voorstelde en wat de medewerker ervan maakte, zodat de volgende voorstellen voor dat bedrijf daarop aansluiten. Dat blijft staan zolang het bedrijf klant is. De spraak- of video-opname bewaren wij helemaal niet: een opname op een bouwplaats kan gesprekken en beelden van omstanders bevatten. Gesprekken met de assistent (je vragen, de antwoorden, de tussenstappen met de zoekvragen, de bronnen onder een antwoord en de knoppen die klaarstonden) wissen wij na 90 dagen. Wat de assistent in BouwOS deed, blijft in het logboek van handelingen. Bij een akkoord dat jij doorgeeft, staat jouw zin als toelichting bij het akkoord, net als bij een akkoord dat je met de hand vastlegt.

Beslissen doet de mens. Een prijs, een offerte, een factuur of een bericht aan een klant gaat nooit de deur uit zonder dat een bevoegd mens erop heeft gedrukt. AI wordt niet gebruikt voor beslissingen over personeel. De assistent doet alleen wat een gebruiker vraagt, met diens rechten, en verstuurt nooit zelf een offerte, factuur, mail of uitnodiging.

Een klus via de website rekenen wij door zoals elke andere aanvraag in BouwOS. Daarbij gaan de omschrijving, de foto's en de tekst uit de pdf's naar de AI zoals hierboven beschreven.

5. Waar de gegevens staan en wie erbij kan

Microsoft Azure: de database en de bestandsopslag staan in Duitsland (regio Germany West Central); de toepassing zelf en de technische logboeken draaien in Zweden (Sweden Central). Microsoft is verwerker en gebruikt de gegevens alleen om BouwOS te laten draaien, niet voor eigen doelen. Microsoft is een Amerikaans bedrijf: de gegevens blijven opgeslagen in de EU, maar voor onderhoud, ondersteuning en beveiliging kan Microsoft er bij uitzondering van buiten de EU bij. Daarvoor gelden Microsofts certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
OpenAI (Verenigde Staten): alleen wat onder 4 staat.
Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, Ierland): alleen wat onder 4 staat over de assistent en de nacontrole. Die gegevens kunnen ook buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt (zie 4). Voor online zoeken schakelt Anthropic een zoekdienst in; die krijgt de zoekvragen van de assistent (zie 4).
Serper (Verenigde Staten): alleen zoektermen voor materialen, geen persoonsgegevens (zie 4).
De e-mailprovider van het bedrijf zelf, alleen als het bedrijf zijn mailbox koppelt. Die provider is de partij van het bedrijf, niet van ons.

Wij verkopen geen gegevens en delen ze niet met advertentienetwerken of analysebureaus. Alleen als een wet of rechter het eist, geven wij gegevens aan een overheid.

6. Hoe lang we bewaren

Wat	Hoe lang
Je account	Zolang je bij een bedrijf dat BouwOS gebruikt actief bent. Zet het bedrijf je op inactief, dan kun je meteen niet meer inloggen. Je naam en e-mailadres blijven daarna bewaard zolang het logboek van handelingen van dat bedrijf bestaat, omdat het moet kunnen blijven zeggen wie een offerte, factuur of akkoord heeft behandeld.
Werkgegevens van het bedrijf	Zolang het bedrijf klant is. Stopt het bedrijf, dan sluiten wij het af (niemand kan meer inloggen) en geven wij het op verzoek zijn gegevens en documenten mee. Daarna verwijderen wij ze, op verzoek van het bedrijf. De wettelijke bewaarplicht voor de administratie (zeven jaar, waaronder facturen) ligt bij het bedrijf zelf, met die export.
Documenten en foto's	Zolang het bedrijf klant is, net als de andere werkgegevens. Dat geldt ook voor de pdf's en foto's uit de bijlage van een e-mail, ook als die mail nergens bij hoort. In de app kun je ze niet zelf verwijderen; vraagt het bedrijf ons iets weg te halen, dan doen wij dat. Een per ongeluk verwijderd bestand kunnen wij daarna nog 30 dagen terughalen.
E-mail uit een gekoppelde mailbox, met de bewaarde bijlagen	Zolang het bedrijf klant is, ook als de mail nergens bij hoort. Zet het bedrijf het postvak uit, dan haalt BouwOS geen nieuwe mail meer op. Wat al binnen is, blijft bewaard, maar is in de app niet meer te zien. Alleen de bijlagen van een mail die bij een aanvraag hoort, blijven bij die aanvraag te openen. Wat in een aanvraag is overgenomen, zoals de tekst uit een pdf-bijlage, hoort bij die aanvraag.
Tekst van en naar de AI, ook het verslag van de nacontrole van een calculatie	90 dagen, daarna automatisch gewist.
Gesprekken met de assistent	90 dagen, daarna automatisch gewist. Wat de assistent in BouwOS deed, blijft in het logboek van handelingen.
Bestanden die je de assistent gaf	90 dagen, daarna automatisch gewist. Liet je een bestand bij een project of aanvraag zetten, of maakte de assistent er een klus van, dan hoort het bij dat project of die aanvraag en blijft het zolang het bedrijf klant is. Wat de assistent als prijslijst inlas, staat daarna in de prijsdatabase, net als een prijslijst die je zelf uploadt.
Bestanden die de assistent voor je maakte	90 dagen, daarna automatisch gewist, tenzij je ze bij een project of aanvraag liet zetten; dan horen ze bij dat project of die aanvraag. Bij Anthropic laat BouwOS ze verwijderen zodra het gesprek sluit, en anders binnen twee dagen.
Aanpassingen op AI-voorstellen (wat de AI voorstelde en wat jullie ervan maakten)	Zolang het bedrijf klant is.
Spraak- en video-opnamen	Niet bewaard; alleen de uitgeschreven tekst en bij een video een paar stilstaande beelden.
Back-ups van de database	35 dagen terug te zetten; daarnaast langetermijnback-ups (wekelijks 8 weken, maandelijks 12 maanden, jaarlijks 5 jaar). Alleen voor herstel na een storing; er wordt niet in gezocht. Wat wij verwijderen, staat nog in de back-ups van vóór dat moment tot die verlopen, hoogstens vijf jaar.
Een klus via de website	Wordt je bedrijf klant, dan hoort de aanvraag bij je account. Zo niet, dan verwijderen wij je gegevens en bestanden uiterlijk 12 maanden na ons laatste contact, of eerder als je daarom vraagt.
Technische logboeken	90 dagen.
Logboek van handelingen	Zolang het bedrijf klant is, en daarna tot de gegevens van het bedrijf worden verwijderd (zie hierboven). Het is het bewijs van wie wat deed.
Links voor klanten, leveranciers en onderaannemers	Een link voor een offerte, planning, oplevering, meerwerkbon of prijslijst is 30 dagen geldig. Hij vervalt eerder als het bedrijf hem vervangt, bijvoorbeeld door een nieuwe versie te sturen. Een agendalink werkt hoogstens een jaar en wordt ingetrokken als de medewerker vertrekt.

7. Beveiliging

Alles gaat versleuteld over de lijn (TLS). Wie het adres zonder https opent, wordt meteen naar de versleutelde verbinding doorgestuurd, en je browser onthoudt daarna een jaar lang dat BouwOS alleen versleuteld te bereiken is. De Android-app maakt alleen versleutelde verbindingen.
Elk bedrijf is strikt gescheiden van elk ander bedrijf; de server controleert bij ieder verzoek of je bij dat bedrijf hoort en wat je rol toestaat.
Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen en zijn ook voor ons niet terug te lezen. Na te veel mislukte pogingen wordt inloggen tijdelijk geblokkeerd.
Gekoppelde mailwachtwoorden staan versleuteld in de database, met een sleutel die daarbuiten wordt bewaard.
Elke wijziging aan belangrijke gegevens wordt vastgelegd in het logboek van handelingen, dat niet te veranderen is.
Van de database bestaan back-ups (zie 6); een per ongeluk verwijderd bestand kunnen wij 30 dagen terughalen.

8. Ondersteuning en beheer

Als een bedrijf hulp nodig heeft bij een probleem, kan een beheerder van BouwOS tijdelijk meekijken en wijzigingen doen in dat bedrijf. Dat kan alleen met een opgegeven reden en duurt hoogstens zestig minuten. Wat de beheerder in die tijd wijzigt, staat in het logboek van handelingen van het bedrijf, herkenbaar als gedaan tijdens die sessie; wat hij alleen bekijkt, staat daar niet in.

Via de app komt buiten zo'n sessie niemand van ons in een bedrijf. Wie bij ons de server, de database en de bestandsopslag beheert, kan daar technisch wel bij. Dat gebruiken we alleen voor onderhoud, het oplossen van storingen, herstel uit een back-up, het opruimen volgens de bewaartermijnen hierboven en hulp waar het bedrijf om vraagt; niet om zonder aanleiding in de gegevens van een bedrijf te kijken. Zulk beheerwerk staat niet in het logboek van het bedrijf.

9. De Android-app

De Android-app is BouwOS in een schil: dezelfde gegevens, dezelfde regels. Specifiek voor de app:

Camera: alleen als je een foto maakt of een rondgang filmt. Microfoon: alleen als je de opnameknop gebruikt of filmt. Beide zijn optioneel; de app werkt zonder.
Op je toestel staan je inlogsessie, een kopie van de bouwplaatslijsten van hoogstens een dag oud, en de registraties die nog wachten op bereik, in de afgeschermde opslag van de app. Bij uitloggen worden de sessie en de kopie gewist. Registraties die nog niet verstuurd zijn blijven staan, zodat je uren niet verloren gaan; ze horen bij jou en gaan pas mee als jij weer inlogt. Een collega die op hetzelfde toestel inlogt, ziet ze niet. Niets hiervan gaat mee in de back-up van Google of over naar een nieuw toestel.
De app bevat geen trackers, geen advertenties en geen analysesoftware van derden.
Het downloaden en installeren via Google Play valt onder het privacybeleid van Google.

10. Cookies en opslag op je apparaat

BouwOS gebruikt twee cookies, allebei nodig om te werken: een sessiecookie waarmee je ingelogd blijft (hoogstens twee weken, of tot je uitlogt), en een beveiligingscookie tegen vervalste verzoeken. Geen trackingcookies, geen cookies van derden. Daarom is er geen cookiemelding.

Daarnaast bewaart BouwOS, in de browser en in de Android-app, een paar dingen alleen op je eigen apparaat, zodat de bouwplaats ook zonder bereik werkt: de registraties die je deed toen er geen verbinding was (die gaan alsnog naar BouwOS zodra er weer bereik is), een kopie van hoogstens een dag oud van je eigen profiel en de bouwplaatslijsten (gewist bij uitloggen), en een paar weergave-instellingen. Niets hiervan gaat naar iemand anders.

11. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage in je gegevens, op correctie, op verwijdering, op beperking van de verwerking, op bezwaar, en op overdracht van gegevens die je zelf hebt aangeleverd. Heb je ergens toestemming voor gegeven, dan kun je die intrekken.

Werk je bij een aannemersbedrijf, of ben je klant, leverancier of onderaannemer van zo'n bedrijf? Dan is dat bedrijf je eerste aanspreekpunt. Wij helpen het bedrijf om je verzoek uit te voeren.
Gaat het om je account bij BouwOS of om deze site? Mail info@vogelaarbouwenrenovatie.nl. Vraag je om verwijdering van je account terwijl het bedrijf nog klant is, dan maken wij je account onbruikbaar en verwijderen wij wat niet in het logboek van handelingen nodig is. Je naam en e-mailadres bij wat je in dat logboek deed blijven staan, als bewijs voor het bedrijf en voor zijn administratieplicht (artikel 17 lid 3 AVG).

We reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde geven, kunnen we vragen om te bewijzen wie je bent. Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen en contact

Als BouwOS iets anders gaat doen met gegevens, passen we deze verklaring aan; die krijgt dan een nieuw versienummer en een nieuwe datum. De actuele versie vind je altijd hier, en in de app via de link op het inlogscherm en bij de knop Uitloggen.

Wat er veranderde

Versie 1.7 (20 oktober 2026): de website bouwos.nl en het formulier "Probeer met je eigen klus": welke gegevens je daar instuurt, waarvoor en hoe lang wij ze bewaren. Zie 2, 3 en 6.
Versie 1.6 (19 oktober 2026): prijzen zoeken op internet via de zoekdienst Serper (alleen zoektermen voor materialen), en de nacontrole van een calculatie via Anthropic, met wat die in het eigen bedrijf kan lezen. Zie 4 en 5.
Versie 1.5 (14 oktober 2026): mail uit alle mappen. Met het postvak aan leest BouwOS alle mappen van de gekoppelde mailbox behalve prullenbak, spam en concepten, dus ook de mail die het bedrijf zelf verstuurde. Nieuwsbrieven, automatische mail en mail van leveranciers gaan niet langs de AI. Zie 3 en 4.
Versie 1.4 (13 oktober 2026): online zoeken, rekenen en bestanden maken in de assistent. Wat er naar Anthropic en de zoekdienst gaat, hoe lang een bestand dat de assistent maakt bij Anthropic en bij ons blijft, en dat de assistent op je verzoek een calculatie kan afmaken en er een conceptofferte van kan maken. Zie 3, 4, 5 en 6.
Versie 1.3 (13 oktober 2026): bestanden in de assistent en mail zoeken en lezen. Wat er naar Anthropic en OpenAI gaat als je de assistent een bestand geeft of mail laat zoeken en lezen, en hoe lang wij die bestanden bewaren. Zie 3, 4 en 6.
Versie 1.2 (12 oktober 2026): de assistent. Anthropic is subverwerker naast OpenAI; wat er naar Anthropic gaat, de afspraken met Anthropic en hoe lang wij gesprekken bewaren (90 dagen). Zie 3, 4, 5 en 6.
Versie 1.1 (10 oktober 2026): BouwOS bewaart de pdf's en foto's uit de bijlage van binnengekomen e-mail, ook van mail die nergens bij hoort. De tekst uit een bijlage kan naar de AI. Het werkplan krijgt ook de foto's en de pdf-tekst die bij de aanvraag staan. Zie 3, 4 en 6.
Versie 1.0 (8 oktober 2026): de eerste versie.

Vogelaar Bouw & Renovatie
Dorpsstraat 127
3284 AE Zuid-Beijerland
KvK 95438378
info@vogelaarbouwenrenovatie.nl

Versie 1.7, 20 oktober 2026. Deze pagina: app.bouwos.nl/privacy